Anagrafica del bene
Definito il bene oggetto di restauro, verificarne la presenza nel Catalogo Generale ICCD, individuare il numero di catalogo e inserirlo nell’apposito campo delle schede Opera mobile o Opera immobile, a seconda del caso trattato. In caso di assenza del bene nel Catalogo Generale ICCD, compilare comunque i campi noti della scheda anagrafica (Opera mobile o Opera immobile). Collegare sempre la scheda anagrafica al Sistema di riferimento corrispondente, se esistente.
Rappresentazione fotografica
Collegare sempre una immagine del bene alla scheda anagrafica. Sarà l’immagine che comparirà in anteprima in fase di consultazione, per cui è bene riesca a veicolare le informazioni di insieme più che di dettaglio.
Dati amministrativi
Collegare sempre la scheda progetto/consuntivo scientifico, compilata almeno nei suoi dati amministrativi, alla scheda Opera e al Sistema di riferimento corrispondente.
Dati tecnici
All’interno della scheda Progetto/consuntivo dividere la relazione in base alle opere oggetto di restauro (un’opera corrisponde a un oggetto, eventualmente diviso in più parti costitutive; più opere corrispondono ad altrettanti oggetti).
Dati vettoriali
L’inserimento delle basi grafiche (sistemi di riferimento) è bene che rifletta un avvicinamento dal generale al particolare. Per un bene immobile è utile partire da un inquadramento generale nel più ampio contesto urbano, per poi procedere nell’organizzazione del materiale secondo una sequenza che convenzionalmente parte dalle rappresentazioni planimetriche per poi procedere con l’inserimento di eventuali prospetti, sezioni e particolari. Per un bene mobile può essere utile inserire la localizzazione all’interno di una planimetria del luogo in cui è conservato (museo, deposito, laboratorio) o anche ritrovato (es. un bene ritrovato in una sepoltura e successivamente musealizzato).
All’inserimento della base grafica corrisponde la contestuale compilazione dei dati identificativi, con indicazione dell’autore del rilievo o dell’immagine in generale, l’anno di effettuazione e le modalità di rilievo, la scala, la fonte, la proprietà e qualsiasi altro dato ritenuto valido per fornire la possibilità di ricontrollare la fonte originaria.
L’inserimento delle mappature convenzionalmente passa almeno per la redazione di tematismi inerenti analisi, materiali, stato di conservazione, interventi. Le legende si creano in autonomia all’interno del Sistema in funzione delle necessità, ovviamente variabili da bene a bene, tuttavia è utile adottare almeno in fase di definizione di macrocategoria nomi ripetitivi successivamente incrociabili nel database (a titolo di suggerimento: Analisi e diagnostica, Materiali, Stato di conservazione, Interventi pregressi, Interventi, Documentazione fotografica).